Ha rendezvényszervezés előtt állsz, a fenti kérdést talán te is az elsők egyikeként írod a Google keresőbe. A kérdés kézenfekvő és egyszerű, a válasz azonban már korán sem az. Az alábbiakban segítséget adunk, hogyan válassz jól a rendezvényszervező cégek közül.
Az első és legfontosabb, ami le kell szögeznünk: nincs olyan rendezvényszervezéssel foglalkozó vállalkozás, ami mindenben, és mindenkinek egyformán a legjobb. Vegyünk egy egyszerű példát, ami talán veled is megtörtént már.
Két barátnő vásárolni megy. Egyforma lábméretük van, s az üzletben mindkettőnek ugyanaz az alkalmi cipő tetszik meg. Első látásra beleszeretnek, már ránézésre a legjobb választásnak gondolják. Felpróbálják, és míg az egyikre tökéletesen illik, a másik lábát az ujjaknál kicsit szorítja. A sarka sem pontosan passzol, s már néhány lépés után törni kezdi a lábát. De a cipő még mindig tetszik, a szépségért pedig néha meg kell szenvedni, gondolja. A tükörben is megnézi, jól áll-e a lábán. Szép, szép, de azért messze nem az igazi. Ráadásul éppen kirándulni készül a hegyekbe a kollégáival. Lehet, hogy egy kényelmes, tartós túra cipőre nagyobb szüksége lenne? Pláne, hogy a régit már ki kellett dobnia. Mindennek tetejében még takarékoskodni sem árt, hiszen a férjével nagyobb családi autót készülnek venni. Végül az egyik megvásárolja az alkalmi cipőt, a másik pedig egy túrabakancs után néz, s végül mindketten boldogan mennek haza. Ugye, mennyi mindent mérlegelünk a mindennapi vásárlásaink során a legjobb döntés érdekében? Első ránézésre sok minden tökéletesnek tűnik, de a vásárlási szempontjaink helyes felállítása mindent felülírhat.
Nincs ez másképp akkor sem, ha rendezvényszervező cégek közül választunk.
1. Szükségem van rendezvényre?
Ahhoz, hogy a kérdést meg tudd válaszolni, a cégeden belül kell szétnézned. Sok új alkalmazottad van, és megkönnyítenéd a beilleszkedésüket? Nehéz és sűrű volt az elmúlt év, nem volt idő a csapategység erősítésére, és úgy érzed, a dolgozóid kicsit széthúznak? Hosszú volt a Covid időszak, s az egy éves home office miatt a munkavállalóid nem, hogy egymást, de már téged is alig ismernek meg? Új terméket vagy szolgáltatást vezetsz be, és hatékonyan akarod bemutatni a legjobb vevőidnek? Új üzletágat, vagy üzemet nyitsz, és a sajtón keresztül akarod, hogy értesüljön róla a piac? Közeleg az év vége, és nem tudod, hogy köszönd meg cégben dolgozóknak az áldozatos munkát?
Ha mindegyik fenti kérdésre NEM a válaszod, akkor is szükséged lehet rendezvényre. Erről bővebben itt olvashatsz.
2. Majd házon belül megoldom. Biztos?
Első kérdésként felmerülhet, hogy házon belül végezd a szervezést alkalmazott által, vagy keress egy profit a legjobb rendezvényszervező cégek budapesti listájáról? Ha egy 5 fős vállalati ebéd szervezéséről van szó a szomszédos étteremben, vagy céges ajándékok kell beszerezni a hónap dolgozóinak, és a feladatra még kapacitás is van, miért ne dönthetnél úgy, hogy nem szervezed ki. Olcsóbb, és valószínűleg még gyorsabb is lesz, ha egy lelkes dolgozódra bízod a feladatot.
Arról, hogy ennél bonyolultabb és összetettebb feladatok megoldását miért ne próbáld házon belül megoldani, ebben a cikkünkben írtunk.
3. Melyik a legjobb rendezvényszervező cég?
A rövid válaszunk: az, amelyikre a cégeden belül felmerült probléma megoldásához szükséged van. Oké, de a temérdek rendezvényszervező cég közül, hogy tudod kiválasztani a megfelelőt?
Az alábbi kérdések megválaszolása segíthet ebben:
Milyen rendezvényre van szükségem?
Erre a kérdésre nem feltétlen kell tudnod a választ. Elég, ha tudod, mi az a probléma, aminek a megoldásával a céged működésének javulását, a bevételed növekedését várhatod. Nem baj, ha még most sem tudod, kitől várj segítséget. Ha eddig a kérdésig eljutottál, az már fél siker, hiszen a legtöbben még azt sem tudják, hogy segítségre van szükségük. Ha el tudod mondani, mi a problémád, egy jó rendezvényszervező tudni fogja, milyen rendezvénnyel szüntetheted meg. Azokkal, akik nem tudnak a kérdésedre válaszolni, már nem is kell foglalkoznod. Máris jócskán szűkült a lehetőségek száma.
Tudom, milyen rendezvényre van szükségem, de hogy tudok jól választani a rendezvényszervező cégek közül?
Van néhány olyan rendezvénytípus, melyek szervezésére és lebonyolítására kimondottan arra szakosodott cégek jöttek létre. Ilyenek a koncertszervezők, sportprogramok vagy PR események szervezői, valamint a csapatépítő cégek. Ha például egy pár órás programot szerveznél, ahol a cél kimondottan az, hogy a vállalati környezetből kiszakadva egy kicsit megmozgasd a csapatot, akkor célszerű egy csapatépítő céget választanod. De ha már egy olyan egész, vagy akár többnapos összetettebb rendezvényben gondolkodsz, aminek csak egy része a csapatépítő program, és szállásra, cateringre, egyéb programokra, fellépőkre, technikai szolgáltatásokra, online közvetítésre, vagy dekoráció tervezésre is igény van, jobb választás a rendezvényszervező ügynökség, ami éppen abban jó, hogy a lehetséges buktatókat elkerülve ezekből szolgáltatásokból percekre lebontott forgatókönyv alapján bonyolítson le zökkenőmentes rendezvényt.
Mennyi időm van a rendezvényig?
Ha későn kezdted a szervezést, és szorít az idő, érdemesebb lehet kisebb, vagy közepes méretű rendezvényszervező cégek közül választanod. Ezek a cégek kapacitásukból adódóan általában rövidebb szervezési időt felölelő munkákat vállalnak. A nagyobb rendezvényszervező ügynökségek többnyire a kapacitásaik nagy részét lekötő összetett, bonyolult, nagy költségvetésű megbízásokat végeznek. Ha őket keresed meg, érthető módon könnyen lehet, hogy kevésbé lesznek rugalmasak, és ha eleget is tesznek a felkérésnek, nem biztos, hogy az általad elvárt lelkesedéssel, erőfeszítéssel és koncentrációval végzik majd a munkát. De ha a céged életének egyik legfontosabb, rengeteg szervezéssel járó, kreativitást igénylő eseményét szervezed, akkor rájuk van szükséged.
Milyen referenciákkal rendelkezik?
Mielőtt döntesz, alaposan nézd meg a kiválasztott cég weboldalát. Ha nem találsz referenciákat, szöveges ajánlásokat, jó okod van kételkedni a választásodban. Ha biztosra akarsz menni, be is kérhetsz a cégtől ellenőrizhető referenciákat. Ha nincs rejtegetni valójuk, készséggel fognak segíteni.
Hogyan dolgozik?
Ez a bekezdés valamelyest egybecseng az imént említett referenciákkal. Ha azt látod, hogy a rendezvényszervező cég neves, a széles társadalom által elfogadott, ismert, megbízható vállalatokat tudja a megrendelői között, okkal feltételezheted, hogy a szolgáltatási színvonala nehezen kifogásolható.
Ugyanakkor érdemes a weboldalon esettanulmányok, rendezvény leírások után kutatni. Segítheti a döntésedet, ha olyan szöveges információkat találsz, amik azt mutatják be, hogy adott cég hogyan dolgozik a rendezvényeiken. S ha még így sem tudsz dönteni, kérj lehetőséget arra, hogy valamelyik közeli rendezvényükre kilátogathass, és meggyőződhess arról, hogy nem árulnak zsákbamacskát.
Milyen árakon dolgozik?
Ez mindig egy fontos, ám nehéz kérdés. Alapvető feltételezés, hogy a legolcsóbb rendezvényszervező ügynökség biztosan a legrosszabb, a legdrágább meg mindig túl van árazva. De nem biztos, hogy így is van. A rendezvényszervező cégek árazására több tényező is befolyással lehet. Annak ellenére, hogy a többi ajánlathoz képest indokolatlanul alulárazott ajánlat gyanús lehet, sosem tudhatod, adott cégnek milyen mennyiségi kedvezményei vannak a saját alvállalkozóinál, és éppen mikor érvényesíti azokat. Sokan választják az arany középutat, ugyanakkor azzal is tisztában kell lenni, hogy almát csak almával érdemes összehasonlítani. Emellett még azt tanácsoljuk, hogy amikor az árakat helyezed górcső alá, támaszkodj az ár-érték arányra. Ha magasabb áron vásárolsz meg egy minőségi szolgáltatást, akkor gondolj arra, hogy nem pénzt költesz, hanem befektetsz. A legalacsonyabb áron pedig ne akarj vásárolni, mert végül a többszörösét fizetheted ki.
Milyen a kommunikáció?
Bármennyire lényegesek a fenti szempontok, egyik sem érhet fel a kommunikáció milyenségének fontosságához. A rendezvényszervező szakmában a szolgáltatási színvonal legfontosabb eleme a személyes kapcsolat, és a proaktív kommunikáció.
Minden szempont közül ez az, ami bármennyi pénzt megér, mert bár egyenként minden fenti tényező lényeges, a kötőanyagot a kommunikáció jelenti.
Hiába bonyolít a rendezvényszervező cég a legjobb alvállalkozókkal profi módon rendezvényeket, ha annak a középpontjában nem te vagy és a vállalatod céljai, egy olyan banális ok miatt, mert nem értettétek meg egymást a tárgyalások során. Ha van valami, ami egy rendezvény sikeréhez mérten ugyanolyan fontos, akkor az az, hogy milyen az oda vezető út.
Szerző: Krisztián
