Rendezvényszervező cég vagy saját alkalmazott extra megbízatásban? Azt akarod, hogy a rendezvényed elfogadható legyen, vagy ennél azért többre vágysz? Az is számít, hogy végül mennyibe fog kerülni?
A nagyobb céges rendezvények jócskán megterhelhetik a vállalkozásod költségvetését, és ha arra szakosodott céggel végezteted a szervezést, ehhez még hozzáadódik a rendezvényszervező ügynökség díja is, aminek mértéke a rendezvények nagyságától, összetettségétől függően változik. Jó, ha ezt tudod, de az igazság ennél árnyaltabb, ne hagyd magad becsapni!
Az elmúlt években többször találkoztunk azzal a gyakorlattal, hogy a cégen belüli marketingesek, HR-esek, esetenként irodavezetők önállóan, szakmai támogatás igénybevétele nélkül menedzselték a rendezvényeket. Ebben szerepet játszhatnak személyes ambíciók, bizonyítási vágy is, de az esetek többségében a költségtakarékosságra való törekvés áll a háttérben.
Az ötlet jó, de ezen a ponton érdemes megvizsgálni, hogy a szándék eléri-e a célját? Több pénz marad-e a vállalati kasszában, ha valamelyik alkalmazottad végzi a céges rendezvényszervezést?
Egy-egy rendezvény megszervezése összetett munka és energiaigényes feladat. Rengeteg kutatással, egyeztetéssel, irodán kívüli személyes jelenléttel jár, éppen elég, ha csak a rendezvényhelyszínek bejárására gondolunk. Ha a kollégád nem jártas a folyton változó alvállalkozói piacon, egyáltalán nem biztos, hogy a legalkalmasabb szolgáltatókat veszi igénybe, és még az is lehet, hogy ezért magasabb árat fizetsz az indokoltnál, hiszen a cégednek nincs olyan alkupozíciót jelentő megrendelési volumene, mint a legjobb rendezvényszervező cégeknek, ügynökségeknek.
Ez messze nem mellékes, de még ennél is van fontosabb mérlegelési szempont. Az alkalmazottad, aki a rendezvény szervezését végzi, már rendelkezik egy munkakörrel, őt azért foglalkoztatod, mert a vállalkozásban végzett feladataihoz ért a legjobban, tehát abban hatékony.
Ha olyan feladatokkal foglalkozik, amiben nem szakértő, és amiben nincs tapasztalata, azzal több időt fog tölteni, ráadásul nem lesz sikerélménye sem. A hatékonysága csökken, és ettől a ponttól elkezd neked veszteséget termelni.
A komolyabb, fontosabb, nagy kreativitást igénylő rendezvényes feladatai hetekre, akár hónapokra is elhúzódnak, ennek következtében kiesik a rendes munkából, és a foglalkoztatása máris többe kerül, mintha megbíztál volna egy külső szakembert.
Tehát mielőtt döntesz, tartsd szem előtt, hogy a te céged, és a rendezvényszervező ügynökség is abban a legjobb, amire ki lett találva. A leghatékonyabb akkor lesz a vállalkozásod, ha a benne dolgozók azt a munkát végzik, amire felvetted őket, és amiben a legjobbak. A rendezvényed is akkor lesz profi, ha azokra bízod, akik abban szakértők.
Ne égesd a pénzed, az olcsó a drágább!
Ha kíváncsi vagy, rendezvényszervező cégként hogyan dolgozunk, tudj meg többet itt!
Szerző: Krisztián
