Legyen szó céges rendezvényszervezésről vagy esküvőszervezésről, egy-egy rendezvény megszervezése során számos alvállalkozóval találkozunk. A munkánk egyik legjobb része, hogy nincs két egyforma céges rendezvény, hiszen partnereink eltérő iparágakban dolgoznak, különböző célokkal, elképzelésekkel. Míg az egyikük balatoni csapatépítő helyszínt keres, a másikuk budapesti partnertalálkozót szervez, a harmadik elegáns üzleti reggeliben gondolkodik, és így tovább…
Szinte minden rendezvény szervezésénél találkozunk addig ismeretlen alvállalkozókkal. Előfordul az is, hogy a teljes alvállalkozói csapat új a számunkra, soha senkivel sem dolgoztunk még korábban. Ez nagyon sok előnnyel jár, ugyanakkor a buktatókra is figyelnünk kell.
Az alábbiakban összeszedtük, hogy miről ismerjük meg a profi rendezvényszolgáltatókat, legyenek azok rendezvényhelyszínek, eszközbérlő cégek, éttermek stb.
1. Weboldal
A legfőbb szempontjaink:
A weboldal összképe és igényessége legtöbbször utal a szolgáltatás várható minőségére, színvonalára, így tudjuk mire számíthatunk.
2. Kapcsolatfelvétel
A legtöbb esetben először telefonon egyeztetünk a rendezvényről, majd e-mail-ben minden részletet továbbítunk. A telefonbeszélgetés és az e-mail váltások mind tovább árnyalják a képet a szolgáltatóról.
Profi szolgáltató:
- – A telefonbeszélgetés során kedves, udvarias, lelkes, kíváncsi ránk, felméri az igényeinket, illetve azt is, hogy az ő szolgáltatásáról mit tudunk.
- – A megadott időpontra megérkezik az ajánlat. Ha valami közbejött, a határidő előtt jelez a csúszásról.
- – Az ajánlata érthető, áttekinthető és egyértelmű. Minden kérdésünket megválaszolja, javaslatokat tesz a minél magasabb színvonal biztosításáért. Bármilyen lehetséges buktatóra felhívja a figyelmet (mi a teendő rossz idő esetén stb.).
Nem profi szolgáltató:
- – A telefonbeszélgetés során érdektelen, kapkodó vagy fölényes. Kicsit olyan érzésed van a beszélgetés után, hogy mintha te tennél neki szívességet, hogy bekérsz tőle egy ajánlatot, dolgoznál vele.
- – Az ajánlatkérésre nincs visszajelzés, küld-e ajánlatot, mikorra várhatjuk, semmi.
- – A telefonbeszélgetés és a többszöri megkeresés ellenére sem ad választ.
- – Megkapjuk az árajánlatot, de még csak annyira sem vette a fáradtságot, hogy az előző anyagát átírja a cégnevünkre és a rendezvény dátumára. Továbbá nincsenek benne azok a dolgok, amikre ajánlatot kértünk (ez legtöbbször éttermeknél, szállodáknál fordul elő).
- – Nem tudjuk, hogy bruttó, vagy ÁFA nélküli árakat közöl-e, erre vonatkozó információ nem található. Az erre irányuló kérdésre csak napok múlva jön válasz. (A telefonon elmondott információ nem sokat ér, ha nincs leírva, utána vitás helyzet adódhat ebből.
- –Az egész ajánlat zavaros, nem egyértelmű.
3. Az ajánlat elemeinek pontosítása, szerződéskötés, rendezvény előtti időszak
Ez a periódus öleli fel a leghosszabb időt, itt már pontosan tudni lehet, hogy ki az, aki profi, és melyik alvállalkozóval lesz problémánk.
Profi szolgáltató:
- – A módosítási kérésekre reagál, velünk együtt ötletel, figyel a részletekre és a szervezésre.
- – Gondosan előkészíti a saját szolgáltatását, jól kommunikál.
- – A helyszínbejárás során (elsősorban szállodák, éttermek, nagyobb volumenű programok esetén) kommunikatív, rugalmas, előzékeny.
- – Szerződés tervezete kétoldalú: védi a saját és a mi érdekeinket is, külön rendelkezik a vis maior helyzetekről is (koronavírus stb.).
- – A rendezvény előtti szervezési időszak kiegyensúlyozott, a pontosítások a megígértek és a megbeszéltek szerint zajlanak.
Nem profi szolgáltató:
- – A módosítási kérésekre lassan, rugalmatlanul reagál.
- – A korábban kiküldött árait indokolás nélkül megemeli, akár meg is duplázza. Ha jelzed felé a problémát, nem reagál.
- – A pluszban, grátiszként megígért, írásban is rögzített szolgáltatások hirtelen felárasok lesznek.
- – A helyszínbejárás során felkészületlen, unott, kapkod vagy lekezelő.
- – Nemrég egy olyan helyszínbejáráson vettünk részt, ahol a szolgáltató a helyszín megtekintése után egy váratlan szituáció elé állított minket: az egy hónap alatt leegyeztetett szolgáltatások mégsem jók úgy, ahogy azt ők javasolták, leírták és szerződésbe foglalták, az üzleti érdekeik mást kívánnak. Helyette egy olyan alternatívát vezettek fel, mely lényeges plusz költséggel járna a parterünknek, és át kellene alakítani a rendezvény menetét.
- – Egyoldalú szerződések, a rugalmasság teljes hiánya a kiegészítésekhez.
- – A rendezvény előtti szervezési időszakot a kapkodás, a bizonytalanság és a pontatlanság jellemzi. Többször figyelmeztetni kell az alvállalkozót, korábbi leveleit visszakeresve és bemásolva felidézni az ígéreteit.
4. A rendezvény napja
A rendezvény napján mindenki izgatott, még mi rendezvényszervezők is. Mindent megteszünk a rendezvényszervezés alatt, hogy minden a megrendelőink elvárásai és elképzelései szerint alakuljon, ehhez nagy mértékben támaszkodunk az alvállalkozóinkra is.
Profi szolgáltató:
- – Időben megérkezik a rendezvényre.
- – Kedves, nyugodt, a leegyeztettek szerint készíti elő a szolgáltatását.
- – Mindent megtesz a szolgáltatása magas színvonaláért.
- – Bármilyen váratlan problémát azonnal jelez felénk.
- – A vendégekkel előzékeny, udvarias.
Nem profi szolgáltató:
- – Nem érkezik ki időben a helyszínre.
- – A helyszínbejárás, az elrendezési rajz és a forgatókönyvek ellenére sincs tisztában a rendezvénnyel.
- – A szolgáltatásait nem megfelelően készítette elő, annak színvonala nem üti meg az elvárható szintet.
- – Hanyag, igénytelen, udvariatlan.
Az évek alatt megtanultunk, hogy a rendezvényeink csak akkor lesznek sikeresek, ha nem csak mi tesszük oda magunkat, de az alvállalkozóink is profik. Ebből nem engedünk. Ha a legjobb rendezvényszolgáltatókkal akarsz dolgozni, kérd tőlünk rendezvényed szervezését!
Szerző: Kinga
