Az alábbiakban azokról a buktatókról lesz szó, amikre ha nem figyelsz, könnyen elúszhat rajtuk az éves rendezvénybüdzséd egy jó része anélkül, hogy komolyabb eredményeket érnél el. Céges partnertalálkozó szervezésre fel!
A versenyben maradás érdekében ma már nem csak a nagy, de a közepes méretű vállalkozások sem engedhetik meg maguknak, hogy ne fordítsanak komoly erőforrásokat a vállalaton kívüli kommunikációra. Ennek része az, hogy mit mondasz, mit akarsz elmondani a cégedről azoknak, akik megvásárolják a termékeidet, vagy igénybe veszik a szolgáltatásaidat. Egy céges partnertalálkozó szervezése ugyanakkor hosszadalmas, és munkaigényes folyamat. Ha cégvezetőként még azt is szem előtt tartod, hogy egy-egy rendezvény mennyire terheli meg a vállalat költségvetését, hamar belátod, hogy a megtérülés érdekében egyáltalán nem mindegy, mennyire vagy körültekintő, mielőtt nekilátsz a szervezésnek.
Az alábbiakban azokról a buktatókról lesz szó, amikre ha nem figyelsz, könnyen elúszhat rajtuk az éves rendezvénybüdzséd egy jó része anélkül, hogy komolyabb eredményeket érnél el. Vegyük sorra a buktatókat.
1. Ha nem tűzöl ki pontos és egyértelmű célokat, melyeket a partnertalálkozó szervezésével el akarsz érni
Mi a rendezvényed célja? Ha rendezvényszervezőt bízol meg, és ez a kérdés az első három egyike, amit neked szegez, akkor elkezdhetsz reménykedni abban, hogy az egyik legjobb rendezvényszervező céggel van dolgod. De amennyire ritkán hangzik el ez a kérdés, pont annyira ritkán jön rá válasz. Nem létező rendezvény célok mellé pedig nem lehet rendezvény eszközöket rendelni, és az eredményed is több, mint kétséges. A legfontosabb dolog tehát, amit tisztáznod kell, hogy milyen eredményt vársz a céges partnertalálkozó szervezésétől.
A következő fontos kérdés, hogy mérhetőek-e a céljaid? A céloknak mindig mérhetőknek kell lenni, máskülönben sosem tudod meg, elérted-e őket. Sokféle mérhető célod lehet. A meghívott partnereid 90%-a jöjjön el a rendezvényre. A vendégeid legalább 80%-a azt a visszajelzést küldje vissza a rendezvényt követően, hogy jól érezte magát. A helyszíni értékesítőid a partnertalálkozón kössenek legalább 15, egyenként legalább 25 millió Ft értékű üzletet. Ezek mind remek célok lehetnek. De amíg nincs célod, addig rendezvényre sincs szükséged.
2. Ha nem fektetsz kellő hangsúlyt a partnereid meghívására
Ha tárgyalásainkon rákérdezünk a meghívás menetére, az esetek felénél a következő válasszal csapnak minket arcon: cégen belül megoldjuk, majd kiküldünk egy e-mailben valamit. Erre a legudvariasabb válaszunk is az, hogy jó, de akkor a menüt elég lesz a meghívottak létszámának felére rendelni. Annál többen ugyanis biztosan nem lesznek ott.
Azoknak a cégeknek, akik minket bíznak meg rendezvényeik szervezésével, már a vállalaton belüli rendezvények esetén (céges csapatépítő, családi nap, Kick-off rendezvény, évzáró karácsonyi party szervezés) sem javasoljuk, hogy maguk, egy e-mailben végezzék a meghívást.
Ha céges partnertalálkozót szervezel, a meghívott első benyomása rólad és a cégedről nem más, mint maga a meghívó. Egyáltalán nem mindegy tehát, hogy mit és hogyan küldesz el nekik, a partnereid ugyanis ebben a pillanatban fogják megmérni a cégedet, és teszik fel egy polcra. A meghívó, és az, ahogy kommunikálsz vele, te magad vagy, és a céged. Ha nem elég érdekes, téged sem fognak annak találni.
Arra is gondolnod kell, hogy nem csak te, de a konkurenciád is tart rendezvényeket. Ők ugyanazokat a vevőket akarják magukhoz csábítani, akiket te, és abban is biztos lehetsz, hogy nem fognak elmenni minden rendezvényre. Ugye, hogy nem mindegy, mennyire vonzó a meghívód?
3. Ha nem megfelelően választasz helyszínt
Melyik a legjobb rendezvényhelyszín partnertalálkozóra? Az, amelyik helyszínre olyan szívesen hívod meg a rendezvényes vendégeidet, mintha a saját otthonodba hívnád őket. Büszkének kell rá lenned. De az élet nem ilyen egyszerű, sok kérdés van még.
Budapesti, vagy vidéki rendezvényhelyszín? Partnertalálkozóra egyértelműen budapesti helyszín. A partnereid többsége a munkahelyéről fog érkezni. Gondolj arra, ha kapnál egy rendezvény meghívást, te szívesen ülnél-e órákat dugóban, míg kiverekeded magad egy vidéki helyszínre? Ha egyáltalán időben kiérsz, már törheted is a fejed, mikor indulj vissza, és hogyan, ha esetleg egy pohár bort is szívesen fogyasztanál.
Javasolt szempont, hogy a választott helyszín építészeti stílusa, belső kialakítás, berendezése legyen összhangban a cégeddel, vagy ha a rendezvényednek valamilyen tematikát választasz, akkor erősítse azt. Például, ha menő IT, vagy telekommunikációs céged van egy belvárosi üveg irodaház legfelső szintjén, és az ügyfeleid nagyrésze főleg fiatal, célszerű egy modern, trendi helyszínt választanod egy régi múzeum épület helyett. De a Gatsby party-dnak sem fog jól állni egy konferenciaterem.
S van még valami. Ahhoz, hogy jól tudj rendezvényhelyszínt választani, előre kell magad előtt látnod a rendezvényedet, és pontosan kell tudnod, milyen hatást akarsz vele kiváltani. Sokan az alapterület nagysága alapján döntenek. Ami kétségtelenül fontos, de ennél mindig összetetteb kérdés a helyszín választás. Lehet, hogy alapterületre tágas a helyszíned, de ha ott leszel 300 vendégeddel együtt, mégis szűknek fogod érezni. Lényeges kérdés ugyanis a helyszín belmagassága, ennek ellenére sokaknál nem szerepel a mérlegelési szempontok között. Alacsony belmagasságnál azt fogod érezni, hogy nyomott a tér, sokan vagytok, elfogy a levegő. Míg, ha ugyanannál az alapterületnél magas belterű helyszínt választasz, kényelmesen, szabadnak fogod érezni magad. Ha nagyszabású rendezvényt tervezel látványos nagyszínpadi produkciókkal, nagyméretű dekorációkkal és impozáns vizuális elemekkel, csakis a nagy belmagasságú, tekintélyes helyszínekben gondolkodhatsz. A színpadi események, legyen az akár csak egy prezentáció 300 vendég előtt, máskülönben nem élnek meg, és nem ragadják magukkal a vendégeidet. Kis rendezvényhelyszín kis hatás, nagy rendezvényhelyszín nagy hatás.
4. Ha nincs egy olyan ütős színpadi műsorod, showd, ami széles körben megragadja a vendégeidet nem megfelelően választasz helyszínt
Mi a legjobb színpadi műsor? Erre sok választ lehet adni, de az biztos, hogy szórakoztatónak kell lennie. Lehet egy Magyarországon alig látott külföldi művész, lehet egy, a nagyközönség előtt ritkán fellépő hazai előadó, lehet egy széles technikai arzenált bemutató vizuális show, vagy lehet egy egyszeri alkalomra legyártott egyedi zenei és vizuális koreográfia együttese. Egy hibát ne kövess csak el. Ne legyen erőltetett, mert nincs kínosabb egy izzadtságszagú produkciónál, melyet egy céges partnertalálkozón bemutatsz több száz vendéged előtt.
Mik lehetnek ezek? Sok esetben találkozunk olyan ügyfél kérésekkel, hogy a jelenjenek meg a színpadon a cég termékei, színei, valahogy valahol rajzolódjon ki a cég logója, tűnjön fel a produkcióban néhány kolléga, vagy csempésszük be az ügyvezetőt. Egy műsor ezektől válik erőltetetté, s csak a legritkább esetben, a csillagok szerencsés együtt állásakor sül ki belőlük valami jó. Az összes felsorolt dolognak megvan a rendezvényen a helye, de semmiképpen sem a színpadi műsorban. A rendezvény színpadi műsorának egy feladata van. Legyen vizuálisan vagy emocionálisan erős, szórakoztasson, és kösse le a figyelmet.
Ha ez teljesül, már elérted vele a célod, mindenféle nyögvenyelős hókuszpókusz nélkül.
5. Ha te akarsz lenni a műsorvezető, vagy az egyik kollégádat kéred meg erre. Vagy ha nem akarsz műsorvezetőt
Az, hogy egy partnertalálkozó, vagy jubileumi rendezvény igényli-e a műsorvezetői jelenlétet, nem lehet kérdés. Műsorvezető nélkül egyszerűn nem beszélhetünk eleganciáról, s nem, hogy kihagyni nem érdemes, de az egyik legfontosabb szereplő. Ő lesz a rendezvényed arca, ő köszönti a vendégeidet, ő konferálja az összes színpadra lépőt, és vezeti az estét. Rajta múlik az is, hogy tartani tudod-e az előre megírt forgatókönyvet, amivel többen is hónapokon át dolgoztak, hogy minden a megfelelő helyen, és időben történjen.
Tudjuk, hogy van olyan kollégád, akinek jó a személyisége, szeret szerepelni, és mindig is arra vágyott, hogy sok ember előtt beszélhessen. De ettől még neked egy gyakorlott, közismert műsorvezetőre van szükséged, aki éppen a közismertségével, jártasságával és magabiztosságával fogja magára vonni a figyelmet.
Te nem a fentiek miatt nem lehetsz műsorvezető. Te azért nem lehetsz, mert a te legfontosabb feladod az, hogy a partnereiddel való beszélgetésekre koncentrálj, és közben érezd jól magad.
6. Ha te, és a kollégáid „nem vagytok jelen” a rendezvényen
A céges partnertalálkozó szervezése üzletileg akkor lesz megtérülő befektetés, ha előbb kapcsolati tőkéd, majd eladásod származik belőle. Ehhez pedig erős személyes jelenlét szükséges. Egy partnertalálkozóra készülj előre, gondosan tervezd meg a saját személyzetedet is. A partnereid számára teremtsd meg a lehetőséget, hogy amikor csak akarnak, kapcsolatba léphessenek veled, vagy valamelyik kollégáddal, értékesítőddel a rendezvényhelyszínen.
Elegáns, és értékelendő gesztus, ha a rendezvényre érkező partnereidet nem csak a rendezvény személyzete, de te magad is személyesen üdvözlöd a fogadótérben. Egy, a rendezvény előtti megbeszélésen, tréningen készítsd fel a saját kollégáidat, értékesítőidet a rendezvényes kommunikációra. Egész este járjanak a vendégek között, társalogjanak, erősítsék a partnereid cégbe vetett bizalmát, kössenek üzletet. Kerüld el, vagy legalábbis szoríts minimálisra annak az eshetőségét, hogy a partnertalálkozód vendégei ne találjanak személyes kapcsolatot a céggel, és ne várd meg azt sem, hogy ők induljanak a kollégáid utáni felfedezőútra. Az értékesítőid legyenek láthatóak, neked pedig nincs is más dolgot, mint hogy a partnereid közül is a legfontosabbakkal erősítsd a kapcsolatodat.
7. Ha elmulasztod a partnertalálkozón megjelent vendégeid utánkövetését
Ha ezt nem teszed meg, nem kapsz visszajelzéseket a partnereidtől, nem tudod fejleszteni a termékedet, szolgáltatásaidat, és így nem tudod növelni a piaci részesedésedet sem. Partnereidtől a rendezvényt követő néhány napon belül kérj visszajelzéseket, hogy érezték magukat, mennyire találják hasznosnak a rendezvényt, miben különbözött a te rendezvényed a konkurensek céges partnertalálkozóitól, mi az, ami különösen tetszett nekik, és mik azok, amiken legközelebb változtatnának. A beérkezett visszajelzések neked jelentik a fejlődéshez szükséges leghasznosabb információkat.
Másrészt a megkérdezett vendégeid fontosnak fogják érezni magukat, olyas valakiknek, akinek számít a véleménye. Az emberek hálásak és szeretik, ha megkérdezik a véleményüket. Ne feledd, az utánkövetés ráadásul egy újabb lehetőség a személyes kapcsolatfelvételre, ne hagyd ki ezt a ziccert. A leghasznosabb akkor lesz, ha nem írásban, hanem telefonon, vagy személyesen végzed. Ezt a feladatot végezhetik a kollégáid is, de a legfontosabb partnereidet te hívd fel. Időigényesebb, mint egy kérdőív kiküldése, de megtérül, és nagy esélyed van arra, hogy a következő céges partnertalálkozód is teltházas lesz. Miért? Mert fontos embert csináltál valakiből azzal, hogy megkérdezted. És ő hálás ezért. Ugye, milyen egyszerű?
Másrészt a megkérdezett vendégeid fontosnak fogják érezni magukat, olyas valakiknek, akinek számít a véleménye. Az emberek hálásak és szeretik, ha megkérdezik a véleményüket. Ne feledd, az utánkövetés ráadásul egy újabb lehetőség a személyes kapcsolatfelvételre, ne hagyd ki ezt a ziccert. A leghasznosabb akkor lesz, ha nem írásban, hanem telefonon, vagy személyesen végzed. Ezt a feladatot végezhetik a kollégáid is, de a legfontosabb partnereidet te hívd fel. Időigényesebb, mint egy kérdőív kiküldése, de megtérül, és nagy esélyed van arra, hogy a következő céges partnertalálkozód is teltházas lesz. Miért? Mert fontos embert csináltál valakiből azzal, hogy megkérdezted. És ő hálás ezért. Ugye, milyen egyszerű?
8. Ha kivonod magad a szervezési feladatok alól
Ez a cikk nem véletlenül szól a cégvezetőknek. Bármilyen lelkes, rátermett és képzett kollégáid is vannak, akik minden bizonnyal maguk is ellátnák a céges partnertalálkozó szervezésével járó összes ügyesbajos feladatot, mi azt javasoljuk, ne engedd ki teljesen a kezedből.
Több alkalommal megesett, hogy nem kaptunk lehetőséget a cégvezetővel való rendezvény megbeszélésre, csak az irodavezetővel, marketinges, vagy HR-es kollégákkal egyeztethettünk. Aminek végül az lett az eredménye, hogy a tőlük kapott briefek és válaszok mentén haladva, hónapokig tartó munka után valami egészen más dolog került a döntéshozó cégvezető asztalára, mint amire ő számított.
Az idő nekünk is pénz, nem beszélve a saját kollégáid idejéről, akiket ráadásul te fizetsz azért, hogy a rendes feladataik kárára a munkaidejükben foglalkozzanak rendezvényszervezői feladatokkal. Azt javasoljunk, hogy a fentiek elkerülése érdekében a szervezési időszakban heti szinten kérj beszámolókat arról, milyen irányba halad a szervezés, és tedd meg a szükséges korrigálásokat, ha valami félrecsúszik. A hatékonyság közös érdekünk, mit ahogy a sikeres rendezvényszervezés is.
+1. Ha profi rendezvényszervező cég helyett házon belül szervezel
Bár az utóbbi években felértékelődtek a munkatársaknak szervezett céges csapatépítő rendezvények, a vállalati partnertalálkozó szervezése még mindig az egyik legfontosabb rendezvényszervezési feladat egy cég életében. De míg a csapatépítő rendezvényen elszenvedett fiaskókat korrigálni tudod egy következő alkalomkor, addig egy partnertalálkozón nem engedheted meg magadnak, hogy hibázz. Az alkalmazottjaid motivációjának visszanyerésére több eszközöd is van, de a partnereidet sokkal nagyobb energiaráfordítással szerzed vissza.
Lehet, hogy vannak a rendezvényszervezésben jártas kollégáid, de akkora rutinnal, mint egy rendezvényszervező cég, nem rendelkezhetnek. Ahhoz, hogy minden buktatóra felkészülj, a legjobb rendezvényszervező cégek egyikét kell megbíznod.
Bár az utóbbi években felértékelődtek a munkatársaknak szervezett céges csapatépítő rendezvények, a vállalati partnertalálkozó szervezése még mindig az egyik legfontosabb rendezvényszervezési feladat egy cég életében. De míg a csapatépítő rendezvényen elszenvedett fiaskókat korrigálni tudod egy következő alkalomkor, addig egy partnertalálkozón nem engedheted meg magadnak, hogy hibázz. Az alkalmazottjaid motivációjának visszanyerésére több eszközöd is van, de a partnereidet sokkal nagyobb energiaráfordítással szerzed vissza.
Szerző: Krisztián
